การสื่อสารในสถานที่ทำงาน

ความรู้สึกและข้อร้องเรียนจะเพิ่มขึ้นใน "30 นาทีที่ไม่ได้พูด"

ปัญหาใหญ่ที่เกิดขึ้นในที่ทำงานไม่ได้เริ่มต้นมาใหญ่เสมอไป แต่หลังจากที่ได้ยินเสียงผิดปกติแล้ว กลับไม่ได้พูดออกมาทันที แต่กลับรอไป 30 นาที จนเกิดข้อบกพร่อง 300 ชิ้น ทำให้เครื่องจักรหยุดทำงาน และการส่งมอบงานล่าช้า

ในอุตสาหกรรมการผลิตของพื้นที่บุคคล-อุบล-คยอง โครงสร้างของบริษัทส่วนใหญ่เป็นแบบรับเหมาหลัก – รับเหมาช่วงที่ 1 – รับเหมาช่วงที่ 2 ข้อมูลที่เราส่งล่าช้า 15 นาทีในไลน์ของเรานั้น อาจนำไปสู่การหยุดทำงานของไลน์หลักของบริษัทแม่ และความรับผิดชอบนั้นจะตกไปที่บริษัททั้งหมด

> คนที่ได้รับความไว้วางใจในที่ทำงานไม่ใช่คนที่ไม่เคยทำผิด แต่เป็นคนที่ พูดเร็วและแม่นยำ นั่นเอง

โฮเรนโซ — การรายงาน การติดต่อ และการปรึกษา

แม้จะเป็นคำศัพท์แบบญี่ปุ่น แต่ในสถานที่ทำงานการผลิตในประเทศเกาหลี คำนี้ได้รับการใช้โดยตรงเป็นกรอบการสื่อสาร ทั้งสามส่วนนี้มีวัตถุประสงค์ต่างกัน

ในสามส่วนนี้ ส่วนที่มักจะขาดหายไปบ่อยที่สุดคือ การปรึกษา บางครั้งคนจะตัดสินใจเองโดยไม่ได้ขอความเห็น จนเกิดข้อบกพร่องทั้งหมด ดังนั้น การถามเมื่อไม่รู้จึงเป็นทางที่เร็วที่สุด

หลักการ 3 ประการของการรายงาน

1. เริ่มจากสรุป — ตอบคำถาม "เกิดอะไรขึ้น" ก่อน แล้วค่อยอธิบายเหตุการณ์ที่เกิดขึ้น ถ้าอธิบายเหตุการณ์ก่อน ผู้ฟังจะไม่สามารถตัดสินใจได้
2. แยกข้อเท็จจริงกับความเห็น — อย่าผสม "เกิดข้อบกพร่อง" (ข้อเท็จจริง) กับ "ดูเหมือนว่าแม่พิมพ์สึก" (ความเห็น) ถ้าผสมกัน หัวหน้าอาจตัดสินใจผิด
3. ข่าวไม่ดีต้องรายงานก่อน — ข่าวดีสามารถรายงานได้ทีหลัง แต่ถ้าข่าวไม่ดีรายงานช้า โอกาสในการแก้ไขก็จะหมดไป

ใช้ 5W1H ในการจัดทำข้อความรายงาน

เมื่อสมองมีความซับซ้อน ให้เติมข้อมูลใน 6 ช่องนี้ แล้วอ่านตามลำดับ นั่นคือการรายงาน

[เติมข้อมูลใน 6 ช่อง]
When      วันที่ 4 สิงหาคม เวลา 09:20
Where     โรงงาน 2 ไลน์ 3 เครื่องจักรกด 2
Who       ผู้ปฏิบัติงานคิมโอโอ (ร่วมตรวจสอบกับคิมโอโอในขั้นตอนถัดไป)
What      เกิดเสียงผิดปกติจากแม่พิมพ์ด้านล่าง พบข้อบกพร่องรูปทรง (บัรร์) บนชิ้นงาน
How much  จาก 20 ชิ้นล่าสุด มี 6 ชิ้น (30%) พบข้อบกพร่อง ความสูงของบัรร์ประมาณ 0.5 มม.
How       หยุดไลน์ → แยกชิ้นงาน 6 ชิ้นที่มีข้อบกพร่อง ใส่สติกเกอร์สีแดง → แจ้งหัวหน้า

[อ่านตามลำดับก็เป็นการรายงาน]
"เวลา 09:20 พบเสียงผิดปกติที่เครื่องจักรกด 2 ไลน์ 3 ตรวจสอบแล้ว
จาก 20 ชิ้นล่าสุด มี 6 ชิ้น (30%) พบข้อบกพร่องรูปทรง (บัรร์) ความสูงประมาณ 0.5 มม.
หยุดไลน์แล้ว ใส่สติกเกอร์สีแดงแยกชิ้นงาน 6 ชิ้นที่มีข้อบกพร่อง
ดูเหมือนว่าแม่พิมพ์ด้านล่างสึก ขอให้แผนกบำรุงรักษาตรวจสอบด้วยครับ"

ประโยคสุดท้ายคือหัวใจของการรายงาน ต้องมีประโยค "จะทำอย่างไรดี" ด้วย ถ้าเพียงแค่รายงานข้อเท็จจริง หัวหน้าจะต้องถามเพิ่มเติม ทำให้เสียเวลา

การรายงานที่ไม่ดี vs การรายงานที่ดี

ในสถานการณ์เดียวกัน ขึ้นอยู่กับประโยคเดียวว่าผลลัพธ์จะแตกต่างกัน

① ปัญหาเครื่องจักร

• ไม่ดี: "เครื่อง 2 มีบางอย่างผิดปกติ"
• ดี: "ตั้งแต่เวลา 09:20 เครื่อง 2 มีเสียงขัดของโลหะ เวลาสั่นสะเทือนมากกว่าปกติ ตอนนี้หยุดไลน์แล้ว ขอให้แผนกบำรุงรักษาช่วยตรวจสอบด้วยครับ"
• การรายงานแบบไม่ดีไม่มี เวลา อะไรเกิดขึ้น สถานะปัจจุบัน ทำให้หัวหน้าต้องไปดูเอง ระหว่างนั้นเครื่องจักรยังคงทำงานต่อ

② พบข้อบกพร่อง

• ไม่ดี: "มีข้อบกพร่องเล็กน้อย ฉันแก้ไขแล้วใส่กลับเข้าไป"
• ดี: "พบข้อบกพร่อง 3 ชิ้นในล็อต A-0804 ขนาดเกิน φ20.05 ข้อกำหนดคือ φ20 ±0.03 แยกชิ้นงาน 3 ชิ้นแล้ว กำลังตรวจสอบล็อตก่อนหน้า 50 ชิ้นทั้งหมด"
• การรายงานแบบไม่ดี แก้ไขเอง ทำให้ชิ้นงานที่ได้รับการแก้ไขอาจปนเปื้อนกับชิ้นงานที่ดี ทำให้ไม่สามารถติดตามได้ และหากถูกตรวจพบในภายหลังโดยบริษัทแม่ อาจนำไปสู่การตรวจสอบพิเศษ

③ ความล่าช้าในการส่งมอบ

• ไม่ดี: "วันนี้อาจไม่สามารถส่งมอบตามกำหนดเวลาได้"
• ดี: "วันนี้มีแผนผลิต 1,200 ชิ้น ปัจจุบันมี 780 ชิ้น ใช้เวลาเปลี่ยนแม่พิมพ์ 35 นาที ทำให้ขาด 420 ชิ้น หากทำงานล่วงเวลา 1 ชั่วโมงก็สามารถส่งมอบได้ ขออนุมัติครับ"
• การรายงานแบบดีมี ตัวเลขและทางเลือก ทำให้หัวหน้าสามารถตัดสินใจได้ทันที

④ ความผิดของตนเอง

• ไม่ดี: (ไม่พูดออกมาเลย)
• ดี: "ฉันใส่ค่าตั้งค่าไม่ถูกต้อง ทำให้ขนาดของชิ้นงาน 12 ชิ้นไม่ตรงตามมาตรฐาน ตอนนี้หยุดไลน์แล้ว แยกชิ้นงาน 12 ชิ้นแล้ว ขอให้ตรวจสอบเมื่อตั้งค่าใหม่ด้วยครับ"
• ยิ่ง พูดช้า ความผิดก็จะ ขยายตัวมากขึ้น และ ความเชื่อมั่นก็ลดลง หากพูดเมื่อพบว่ามี 12 ชิ้นที่ผิดพลาด นั่นคือปัญหาของ 12 ชิ้นเท่านั้น แต่หากปล่อยให้ผ่านไปทั้งวัน ปัญหาอาจกลายเป็นปัญหาของทั้งล็อต

รายการที่ต้องรายงานทันที — ไม่ต้องลังเล

> อัชชาสะโกต้องรายงานเสมอ แม้จะไม่มีใครได้รับบาดเจ็บ ถ้าไม่รายงาน ผู้คนในตำแหน่งเดียวกันอาจได้รับบาดเจ็บในภายหลัง

วิธีการรายงานผ่านระบบไม่มีสัญญาณเสียงและกลุ่มพูดคุยแบบรวม

ในโรงงานเรือหรือโรงงานขนาดใหญ่ มักใช้ระบบไม่มีสัญญาณเสียงและกลุ่มพูดคุยแบบรวม เนื่องจากเสียงดังและตัวอักษรอาจเลือนหายไป จึงจำเป็นต้องมีกฎที่ชัดเจนมากขึ้น

• เริ่มจากเรียกชื่อ — "ไลน์ 3 คิมโอโอ ขอให้หัวหน้าตอบกลับด้วยครับ" ให้พูดชื่อคนที่เรียกและคนที่ถูกเรียกก่อน
• ระบุตัวเลข 2 ครั้ง — "6 ชิ้น, 6 ชิ้น" ตัวเลขหนึ่งตัวในเสียงดังอาจไม่ได้ยินชัดเจน
• ตอบกลับตามคำสั่ง — เมื่อรับคำสั่ง ให้ตอบกลับตามคำสั่งทันที เช่น "ตรวจสอบชิ้นงานล็อตก่อนหน้า 50 ชิ้นทั้งหมด ถูกต้องไหมครับ"
• บันทึกคำสั่งด้านความปลอดภัยเป็นลายลักษณ์อักษร — หากเพียงแค่พูด อาจทำให้ทั้งสองฝ่ายจำผิดไปในภายหลัง

รายการตรวจสอบในสัปดาห์แรก

• ตรวจสอบว่าผู้ที่ต้องรายงานโดยตรงคือใคร (ชื่อ, ข้อมูลการติดต่อ)
• ตรวจสอบว่ามีคนที่สามารถรายงานแทนหัวหน้าได้เมื่อหัวหน้าไม่อยู่
• ตรวจสอบว่ามีแบบฟอร์มหรือกลุ่มพูดคุยสำหรับแจ้งเกี่ยวกับอัชชาสะโกหรือปัญหาเครื่องจักร
• ลองจัดทำรายงานโดยใช้ 5W1H 6 ช่องหนึ่งครั้ง
• สร้างนิสัยในการตอบกลับคำสั่งทันทีเมื่อรับคำสั่ง