Komunikasi di Lapangan

Kecelakaan dan klaim bisa membesar dalam "30 menit yang tidak diucapkan"

Masalah besar yang terjadi di lapangan sebenarnya tidak terlalu besar dari awalnya. Jika mendengar suara tidak normal, tetapi mengatakan "biarkan sebentar" dan menunda selama 30 menit, maka akan muncul 300 produk cacat, mesin berhenti, dan penyerahan terlambat.

Industri manufaktur di Daerah BuKIT, ULLEUNG, dan GYEONGSANG selatan umumnya memiliki struktur kerja sama antara perusahaan utama – 1st tier – 2nd tier. Informasi yang terlambat 15 menit dilaporkan dari garis produksi kami bisa menyebabkan henti produksi di garis produksi perusahaan utama, dan seluruh perusahaan akan bertanggung jawab atas hal tersebut.

> Orang yang dipercaya di lapangan bukanlah orang yang tidak pernah membuat kesalahan, tetapi orang yang cepat dan tepat dalam menyampaikan.

Ho-ren-so — Pelaporan, Komunikasi, dan Konsultasi

Meskipun istilah Jepang, kerangka komunikasi ini sudah diterapkan langsung di lapangan manufaktur dalam negeri. Ketiganya memiliki tujuan yang berbeda.

Dari ketiganya, yang paling sering terlewat adalah konsultasi. Jika seseorang membuat keputusan sendiri dan melanjutkan, sering kali menghasilkan produk cacat secara keseluruhan. Yang tercepat adalah bertanya ketika tidak tahu.

Tiga Prinsip Pelaporan

1. Mulai dari kesimpulan — Jawab terlebih dahulu pertanyaan "Apa hasilnya?" dan berikan latar belakang setelahnya. Jika terlalu lama menjelaskan proses, orang yang mendengar tidak bisa membuat keputusan.
2. Pisahkan fakta dan pendapat — Jangan campurkan "Ada kerusakan" (fakta) dengan "Kemungkinan karena aus" (pendapat). Jika dicampur, atasan bisa membuat keputusan yang salah.
3. Beritahu kabar buruk terlebih dahulu — Kabar baik bisa ditunda, tetapi jika kabar buruk ditunda, waktu untuk mengambil tindakan akan hilang.

Susun kalimat dengan 5W1H

Ketika pikiran kacau, isi enam kotak tersebut dan baca secara berurutan, maka itu akan menjadi laporan.

[Isi enam kotak]
When      4 Agustus 09:20
Where     Pabrik 2, Garis Produksi 3, Mesin Press 2
Who       Pekerja KimOO (diperiksa bersama oleh pekerja di proses sebelah LeeOO)
What      Terdengar suara tidak normal dari die bawah, terdapat burr pada produk
How much  Dari 20 produk terakhir, 6 produk (30%) memiliki burr dengan tinggi sekitar 0,5 mm
How       Garis produksi dihentikan → 6 produk dengan tanda merah dipisahkan → memanggil kepala shift

[Read it as is, it's the report]
"09:20 di Garis Produksi 3, Mesin Press 2 terdengar suara tidak normal dan kami memeriksa.
Dari 20 produk terakhir, 6 produk (30%) memiliki burr sekitar 0,5 mm.
Garis produksi dihentikan, 6 produk dengan tanda merah dipisahkan.
Kemungkinan karena aus pada die bawah, apakah kami boleh meminta pemeriksaan dari bagian perawatan?"

Baris terakhir adalah intinya. Laporan baru selesai jika sampai ke "Apa yang harus dilakukan?" Jika hanya menyampaikan fakta saja, atasan harus bertanya lagi, dan waktu akan terbuang.

Laporan buruk vs laporan baik

Dalam situasi yang sama, satu kalimat bisa membuat hasil berbeda.

① Masalah mesin

• Buruk: "Ada sesuatu yang tidak normal di mesin 2."
• Baik: "Sejak pukul 09:20, terdengar suara gesekan logam dari mesin 2. Getarannya juga lebih besar dari biasanya. Saat ini garis produksi sudah dihentikan. Apakah kami boleh memanggil bagian perawatan?"
• Laporan buruk tidak menyebutkan kapan, apa, dan kondisi saat ini, sehingga atasan harus pergi sendiri melihatnya. Dalam waktu itu, mesin terus berjalan.

② Produk cacat ditemukan

• Buruk: "Ada sedikit produk cacat. Saya sudah memperbaikinya dan memasukkan kembali."
• Baik: "Dari batch A-0804, terdapat 3 produk dengan diameter luar melebihi φ20,05. Spesifikasi adalah φ20 ±0,03. 3 produk tersebut sudah dipisahkan dan sedang dilakukan pemeriksaan menyeluruh pada 50 produk sebelumnya."
• Laporan buruk menangani sendiri. Jika produk yang diperbaiki dicampur dengan produk baik, pelacakan menjadi tidak mungkin, dan jika nanti ditemukan oleh perusahaan utama, akan menyebabkan audit khusus.

③ Keterlambatan penyerahan

• Buruk: "Saya tidak yakin bisa menyelesaikan pesanan hari ini."
• Baik: "Dari rencana hari ini sebanyak 1.200 unit, saat ini hanya 780 unit yang selesai. Penggantian cetakan memakan waktu 35 menit, sehingga sekitar 420 unit yang masih kurang. Jika bekerja lembur selama 1 jam, bisa menyelesaikan. Apakah bisa disetujui?"
• Laporan baik menyertakan angka dan solusi, sehingga atasan bisa membuat keputusan langsung di tempat.

④ Kesalahan saya sendiri

• Buruk: (tidak mengatakan apa-apa)
• Baik: "Saya salah memasukkan nilai pengaturan, sehingga 12 unit ukurannya menyimpang. Saat ini sudah dihentikan, 12 unit tersebut sudah dipisahkan. Mohon diperiksa kembali saat melakukan pengaturan ulang."
• Semakin lambat menyampaikan kesalahan, semakin besar dampaknya dan semakin menurunnya kepercayaan. Jika menyampaikan saat 12 unit, itu hanya masalah 12 unit, tetapi jika menunda hingga satu hari, akan menjadi masalah seluruh batch.

Ini harus segera dilaporkan — daftar yang tidak perlu ragu

> Near miss harus dilaporkan wajib, meskipun tidak ada cedera. Jika tidak dilaporkan, orang lain di tempat yang sama bisa terluka.

Saat melaporkan melalui radio atau grup chat

Di pabrik perkapalan atau pabrik besar, radio dan grup chat digunakan. Karena suara bising dan tulisan bisa terbawa, aturan tambahan diperlukan.

• Mulai dengan panggilan — "Ini garis produksi 3, KimOO. Mohon Kepala Shift menjawab." Sebutkan siapa yang memanggil siapa terlebih dahulu.
• Ulangi angka dua kali — "Enam, 6". Angka satu huruf sering tidak terdengar jelas dalam kebisingan.
• Ulangi instruksi — Setelah menerima instruksi, ulangi dengan tepat. "Pemeriksaan menyeluruh pada 50 produk sebelumnya, benar?"
• Catat instruksi keselamatan secara tertulis — Jika hanya disampaikan secara lisan, nanti bisa berbeda dalam ingatan.

Checklist Minggu Pertama

• Memverifikasi siapa yang menjadi atasan langsung saya untuk pelaporan (nama dan kontak)
• Memverifikasi siapa yang akan melaporkan jika kepala shift tidak ada
• Memverifikasi format atau grup chat untuk melaporkan near miss atau masalah mesin
• Mencoba sekali menyusun laporan menggunakan 5W1H dengan enam kotak
• Membiasakan diri untuk mengulangi instruksi yang diterima