Коммуникация на рабочем месте

Проблемы и претензии увеличиваются за "30 минут без слов"

Большие проблемы, возникающие на производстве, изначально не были такими большими. Но из-за того, что после получения аномального звука вместо того, чтобы сразу сообщить, люди ждут еще 30 минут, появляется 300 дефектных изделий, оборудование останавливается, и срок поставки сдвигается.

В большинстве случаев производственные предприятия в Бусане, Ульсане и Кёнсане имеют структуру сотрудничества, включающую в себя головную компанию, 1-й подрядчик и 2-й подрядчик. Если информация, полученная с нашей линии, с задержкой в 15 минут, приведет к остановке линии у головной компании, то ответственность будет на всей компании.

> Люди, которых уважают на производстве, это не те, кто не совершает ошибок, а те, кто быстро и точно сообщает.

Хоренсо — отчет, связь, консультация

Это японский термин, но он уже широко используется в производственных условиях на территории КНДР. Три элемента имеют разные цели.

Из трех наиболее часто пропускается консультация. Часто люди принимают решения самостоятельно, и в результате получается массовое количество дефектов. Самый быстрый путь — это задавать вопросы, когда не знаешь.

Три правила отчета

1. Сначала вывод — сначала ответьте на вопрос "Как всё прошло?", а затем уже объясните обстоятельства. Если вы начнете с подробного описания, то слушающий не сможет принять решение.
2. Разделяйте факты и мнения — не смешивайте "Возникла полоса" (факт) и "Похоже на износ матрицы" (мнение). Если вы смешаете их, ваш начальник может принять неправильное решение.
3. Негативные новости сообщайте первыми — положительные новости можно сообщить позже, но если негативные новости задерживаются, то у вас не будет времени на принятие мер.

Составление сообщения по 5W1H

Когда в голове много мыслей, заполните шесть ячеек и читайте их по порядку — это и будет ваш отчет.

[Заполнение шести ячеек]
When      4 августа 09:20
Where     2-й завод, 3-я линия, пресс 2-й
Who       Рабочий Ким ОО (вместе с И ОО из соседнего процесса проверил)
What      Слышался аномальный звук, на изделиях появился бурр
How much  Из последних 20 штук 6 (30%) с бурром, высота около 0,5 мм
How       Остановили линию → 6 штук изолировали с красной наклейкой → вызвали мастера

[Просто прочитайте, и это будет отчет]
"09:20 на 3-й линии пресса 2-й услышали аномальный звук и проверили.
 Из последних 20 штук 6 (30%) с бурром, высота около 0,5 мм.
 Остановили линию, 6 штук изолировали с красной наклейкой.
 Похоже на износ нижней матрицы, можно вызвать техническое обслуживание?"

Последняя строка — ключ. До тех пор, пока вы не спросите "Что делать?", отчет не завершен. Если вы просто сообщите факты и остановитесь, ваш начальник снова будет задавать вопросы, и это отнимет время.

Плохой отчет vs хороший отчет

В одной и той же ситуации результат может быть разным, в зависимости от формулировки.

① Нарушение оборудования

• Плохо: "2-й пресс немного не в порядке."
• Хорошо: "С 09:20 с 2-го пресса слышится металлический скрежет. Вибрация сильнее, чем обычно. Линия остановлена. Можно вызвать техническое обслуживание?"
• В плохом случае нет информации о времени, о чем и какая текущая ситуация, поэтому начальник должен сам посмотреть. В это время оборудование продолжает работать.

② Обнаружение дефекта

• Плохо: "Появились дефекты. Я исправил и снова отправил."
• Хорошо: "В партии A-0804 вышли 3 изделия с диаметром φ20,05, что превышает норму φ20 ±0,03. 3 изделия изолированы, и проверяется вся предыдущая партия из 50 штук."
• В плохом случае все было решено самостоятельно. Если переработанные изделия смешиваются с качественными, то отслеживание становится невозможным, и позже, если головная компания обнаружит дефект, это может привести к специальному аудиту.

③ Задержка сроков поставки

• Плохо: "Сегодня немного не успеем."
• Хорошо: "Из плана на сегодня 1200 штук сейчас выполнено 780. Из-за замены штампа на 35 минут не хватает 420 штук. Если добавить 1 час сверхурочной работы, можно выполнить. Можно ли одобрить?"
• В хорошем случае есть цифры и альтернативы, поэтому начальник может принять решение сразу.

④ Моя ошибка

• Плохо: (Не говорю)
• Хорошо: "Я неправильно ввел значение настройки, из-за этого 12 изделий вышли за пределы. Сейчас остановили линию, 12 изделий изолировали. Проверьте при повторной настройке."
• Чем позже вы говорите о своей ошибке, тем шире становится проблема и больше теряется доверие. Если вы скажете об этом, когда проблема 12 изделий, это будет проблема только с 12 изделиями, но если вы затянете с объявлением на целый день, это превратится в проблему всей партии.

Срочное сообщение — список, где не нужно колебаться

> Ачясаго обязательно сообщается, даже если никто не пострадал. Если не сообщить, то следующий человек может получить травму в том же месте.

При отчете по беспроводной связи или групповому чату

На судостроительных заводах и крупных заводах используют беспроводную связь и групповые чаты. Из-за сильного шума и трудности в восприятии текста, здесь нужны более строгие правила.

• Начните с вызова — "Это линия 3, Ким ОО. Пожалуйста, ответьте, мастер." Сначала укажите, кто кого вызывает.
• Повторите цифры дважды — "Шесть, 6". В шуме трудно услышать однозначные цифры.
• Повторите команду — когда получите инструкцию, повторите ее. "Проверить 50 изделий из предыдущей партии, правильно?"
• Запишите инструкции по безопасности — если вы просто говорите, то позже люди могут запомнить по-разному.

Чек-лист на первую неделю

• Проверил, кто мой непосредственный отчетный контакт (имя, контакт)
• Проверил, кто будет отчитываться вместо мастера, если он отсутствует
• Проверил форматы или чаты для сообщения об Ачясаго или неисправностях оборудования
• Попробовал составить отчет с помощью 5W1H и шести ячеек
• Привык повторять команду при получении инструкции