Kế hoạch sản xuất và quản lý quy trình

Học cách thực hiện quy trình từ dự báo nhu cầu → kế hoạch sản xuất tổng thể → kế hoạch sản xuất chính (MPS) → kế hoạch nhu cầu vật tư (MRP).

Hôm nay làm gì là ai quyết định

Khi đến hiện trường, giấy chỉ dẫn sản xuất đã được đưa ra rồi. Trang giấy này không phải là xuất hiện đột ngột mà là kết quả cuối cùng của kế hoạch đã được đưa ra từ 1 năm trước.

Những nhà máy không có kế hoạch và làm theo thứ tự "làm trước những thứ gấp" chắc chắn sẽ sụp đổ theo thứ tự này.

Chỉ sản xuất những mặt hàng bị chủ đơn đặt hàng thúc giục → các mặt hàng khác sẽ trễ hạn
Để ngăn trễ hạn mà làm thêm giờ, làm ngày lễ → chi phí nhân công tăng
Thay đổi thiết lập liên tục để sản xuất số lượng nhỏ → chỉ làm tăng thời gian thiết lập, sản lượng không thay đổi
Kết quả là tồn kho tăng nhưng lại không có mặt hàng cần thiết

Kế hoạch sản xuất không phải là việc quyết định "sản xuất cái gì vào lúc nào" mà là việc quyết định "sử dụng nhân sự, thiết bị và nguyên vật liệu có giới hạn vào đâu".

Kế hoạch được đưa xuống theo 4 cấp độ

Càng lên trên, thời gian càng dài và chung chung, càng xuống dưới, thời gian càng ngắn và cụ thể.

Cấp độ	Thời gian	Đơn vị	Người quyết định	Quyết định cái gì
Kế hoạch sản xuất hàng năm(tổng quát)	1 năm	Số tiền, tấn, số lượng	Lãnh đạo	Mở rộng thiết bị, tuyển dụng nhân sự, tỷ lệ gia công ngoài
Kế hoạch sản xuất hàng tháng (MPS)	1~3 tháng	Số lượng theo mã hàng	Quản lý sản xuất	Sản xuất cái gì, bao nhiêu, vào tuần nào
Kế hoạch sản xuất hàng tuần	1 tuần	Mã hàng × dòng sản xuất × ngày	Quản lý sản xuất, trưởng ca	Phân bổ vào dòng sản xuất nào, vào lúc nào
Chỉ dẫn sản xuất hàng ngày	1 ngày	Lô hàng, số chỉ dẫn công việc	Trưởng ca	Ai làm bao nhiêu cái trên máy nào

MPS là tim mạch của kế hoạch

MPS (Master Production Schedule, kế hoạch sản xuất chính) là bảng xác định "sản xuất bao nhiêu cái của mặt hàng này vào tuần nào". Trên MPS nhận được dự báo nhu cầu và số lượng đặt hàng còn lại, dưới MPS tạo ra MRP và chỉ dẫn sản xuất.

MPS thường được lăn (rolling). Mỗi tuần lại dịch chuyển một ô và lập lại.

             Tuần 1 tháng 8  Tuần 2 tháng 8  Tuần 3 tháng 8  Tuần 4 tháng 8  Tuần 1 tháng 9  Tuần 2 tháng 9
Mã hàng A-100     500     500     600     600     600     500
Mã hàng B-220     200     200     200     300     300     300
             ├───Khu vực xác định───┤├─────Khu vực có thể điều chỉnh─────┤
             (đã hoàn tất đặt hàng nguyên vật liệu,   (có thể thay đổi số lượng và thứ tự)
              thay đổi sẽ gây ra tổn thất)

Khu vực xác định (frozen zone) là khu vực đã đặt hàng nguyên vật liệu và hoàn tất chuẩn bị thiết lập. Nếu khu vực này bị xáo trộn, nguyên vật liệu sẽ dư hoặc thiết lập sẽ vô ích. Khi chủ đơn đặt hàng yêu cầu thay đổi gấp, "khu vực xác định chỉ đến hết tuần này" là điều cần nói để đạt được thỏa thuận.

Sản xuất theo đơn đặt hàng (MTO) và sản xuất theo kế hoạch (MTS)

Cách lập kế hoạch hoàn toàn khác nhau tùy theo việc "sản xuất khi nhận đơn đặt hàng hay sản xuất trước dựa trên dự báo nhu cầu".

Phân loại	Sản xuất theo kế hoạch (MTS, Make To Stock)	Sản xuất theo đơn đặt hàng (MTO, Make To Order)
Khi nào sản xuất	Dựa trên dự báo nhu cầu sản xuất trước	Sản xuất khi nhận đơn đặt hàng
Điểm xuất phát của kế hoạch	Dự báo nhu cầu + mức tồn kho	Số lượng đặt hàng đã xác định
Thời gian giao hàng mà khách hàng cảm nhận	Ngắn (giao hàng trực tiếp từ tồn kho)	Dài (bao gồm thiết kế, mua sắm, sản xuất)
Rủi ro chính	Tồn kho dư thừa, hư hỏng	Biến động sản xuất, trễ hạn
Ví dụ tại hiện trường tỉnh Phúc Kiến	Ốc vít tiêu chuẩn, vòng bi, van phổ thông, vật liệu nhôm ép	Khối xây dựng tàu, thiết bị phụ trợ, jig đặc biệt, khuôn, ống dẫn nhà máy

Các nhà cung cấp phụ tùng ô tô nằm giữa hai cách này

Các nhà cung cấp phụ tùng ô tô cấp 1 và cấp 2 tại tỉnh Phúc Kiến không phải là MTS cũng không phải là MTO. Họ nhận lượng hàng mẫu (forecast) từ bên đặt hàng vài tháng trước, và đơn đặt hàng xác định (EDI) được đưa xuống theo tuần hoặc ngày.

Dựa trên lượng hàng mẫu để chuẩn bị nguyên vật liệu và nhân sự (như MTS)
Dựa trên đơn đặt hàng xác định để quyết định thứ tự sản xuất trong ngày (như MTO)

Vì vậy, nếu chênh lệch giữa lượng hàng mẫu và đơn đặt hàng xác định lớn, sẽ dẫn đến tồn kho hoặc thiếu hụt. Năng lực của quản lý sản xuất tại nhà cung cấp phụ tùng phụ thuộc vào mức độ hấp thụ sự chênh lệch này.

> ATO (Assemble To Order, sản xuất theo đơn đặt hàng lắp ráp) cũng thường được sử dụng. Các bộ phận chung được sản xuất trước (như MTS), chỉ lắp ráp, sơn và khắc theo đơn đặt hàng. Thời gian giao hàng ngắn lại và tồn kho giảm.

MRP — phương pháp tính toán khi nào và bao nhiêu cần đặt hàng

Nếu MPS đã xác định số lượng sản phẩm hoàn chỉnh, thì MRP (Material Requirement Planning, kế hoạch nhu cầu nguyên vật liệu) sẽ tính ngược lại "khi nào và bao nhiêu bộ phận, nguyên liệu cần thiết".

MRP cần ba đầu vào để hoạt động.

MPS — sản phẩm hoàn chỉnh sản xuất bao nhiêu vào lúc nào
BOM — một sản phẩm hoàn chỉnh gồm những gì, bao nhiêu (Bill of Materials, bản kê nguyên vật liệu)
Tồn kho và thời gian giao hàng — hiện tại có bao nhiêu, đặt hàng mất bao lâu

Công thức tính toán

Tổng nhu cầu = Nhu cầu của mặt hàng cấp trên × Số lượng theo BOM
Nhu cầu ròng = Tổng nhu cầu - Tồn kho hiện tại - Dự kiến nhập hàng + Tồn kho an toàn
Ngày đặt hàng = Ngày cần thiết - Thời gian giao hàng

Thử tính toán thực tế

Giả sử là nhà máy lắp ráp xi lanh thủy lực.

[MPS] Xi lanh HC-200, tuần 4 tháng 8 (giao hàng ngày 24/8) 200 cái

[BOM] Mỗi HC-200 gồm:
        - Ống        1 cái
        - Trục piston  1 cái
        - Bộ niêm phong 1 bộ
        - Ốc định vị     8 cái

[Tính toán ốc định vị]
  Tổng nhu cầu   = 200 cái x 8 cái        = 1.600 cái
  Tồn kho hiện tại                      = 400 cái
  Dự kiến nhập hàng (giao ngày 12/8)     = 200 cái
  Tồn kho an toàn                       = 200 cái

  Nhu cầu ròng = 1.600 - 400 - 200 + 200 = 1.200 cái

[Ngày đặt hàng]
  Ngày cần ốc định vị = Ngày bắt đầu lắp ráp = 24/8 giao hàng - 3 ngày lắp ráp và kiểm tra = 21/8
  Thời gian giao hàng ốc định vị 10 ngày
  Cần đặt hàng trước ngày 11/8

  * MRP tính toán dựa trên từng cấp độ của BOM, tính toán ngược lại theo thời gian giao hàng của từng cấp độ.
    Nếu dùng trực tiếp ngày giao hàng sản phẩm hoàn chỉnh làm ngày cần thiết của bộ phận, bộ phận sẽ đến sau khi lắp ráp hoàn tất.

Thời gian giao hàng được tích lũy từng cấp độ

Nếu BOM có nhiều cấp độ, thời gian giao hàng cũng được tích lũy. Đây là tâm điểm của MRP.

Nguyên vật liệu (thanh tròn) nhập hàng 10 ngày  →  gia công (máy tiện + MCT) 5 ngày  →  lắp ráp và kiểm tra 3 ngày
└──────────────── tổng cộng 18 ngày ────────────────┘

Nếu ngày giao hàng là 24/8, thì đặt hàng nguyên vật liệu phải thực hiện trước ngày 6/8 (tính theo lịch ngày)

Nếu nói "còn một tháng nữa mới đến hạn giao hàng, cái gì gấp vậy?" và đặt hàng nguyên vật liệu trễ 3 ngày, ngày giao hàng sản phẩm hoàn chỉnh sẽ bị trễ 3 ngày. Một ngày ở công đoạn trước sẽ ảnh hưởng đến một ngày ở công đoạn sau.

Nguyên nhân thật sự khiến kế hoạch bị sai lệch

Nhiều khi người ta đổ lỗi cho hệ thống khi MRP sai, nhưng nguyên nhân gần như luôn là dữ liệu đầu vào.

Nguyên nhân	Việc xảy ra tại hiện trường	Kết quả
BOM không khớp với thực tế	Thay đổi thiết kế (thiết kế thay đổi) nhưng không cập nhật BOM, sử dụng hàng thay thế nhưng không ghi lại	Đặt hàng nguyên vật liệu sai, dừng dây chuyền
Tồn kho trong hệ thống ≠ tồn kho thực tế	Thiếu xử lý xuất hàng, không ghi lại hàng lỗi bị loại bỏ, sử dụng tùy tiện	Có tưởng là có nhưng thực tế không có → thiếu hàng
Thời gian giao hàng là mong muốn	"Thông thường 5 ngày là đến, nên đặt 5 ngày" (thực tế trung bình là 9 ngày)	Đặt hàng càng ngày càng trễ
Tồn kho an toàn được xác định theo cảm tính	Một lần trước đây bị thiếu hàng nên tăng gấp đôi	Tăng đột biến giá trị tồn kho

> Nếu độ chính xác tồn kho dưới 95%, không thể tin vào kết quả MRP. Việc kiểm kê tồn kho thực tế và quy định ghi chép nhập xuất quan trọng hơn việc đưa hệ thống vào vận hành.

Những điều mới nhân viên cần kiểm tra trong tháng đầu tiên

Xác định chúng ta là MTS, MTO hay hỗn hợp — kế hoạch đến từ dự báo hay từ đơn đặt hàng
Mở BOM của mặt hàng mình sản xuất một lần — có bao nhiêu cấp độ, có công đoạn gia công ngoài không
Thời gian tiêu chuẩn (ST) của công đoạn mình được ghi là bao nhiêu phút, chênh lệch với thực tế là bao nhiêu
Khu vực xác định là bao nhiêu ngày — đến khi nào có thể thay đổi
Nếu sử dụng nguyên vật liệu tùy tiện thì ghi lại ở đâu (điều này giữ độ chính xác tồn kho)