Hoạt động cải tiến (Kaizen)

Cải tiến là quy trình chứ không phải là tài năng

Khi nghe thấy câu "Hãy cải tiến một chút", người ta thường cảm thấy bối rối. Vì dường như chỉ những người có ý tưởng sáng tạo mới làm việc này. Không phải vậy. Cải tiến là việc lặp lại theo một thứ tự đã định sẵn, và thứ tự đó là PDCA.

Trước khi bắt đầu, hãy giải quyết một hiểu lầm.

> Cải tiến là việc loại bỏ lãng phí chứ không phải tiết kiệm chi phí.

Tiết kiệm chi phí là kết quả chứ không phải mục tiêu. Nếu đặt mục tiêu là "giảm 10% chi phí", mọi người sẽ xu hướng thay thế nguyên liệu rẻ hơn hoặc giảm kiểm tra. Điều đó không phải là cải tiến mà là sử dụng chất lượng của tương lai. Ngược lại, khi loại bỏ lãng phí (chờ đợi, vận chuyển không cần thiết, tồn kho quá mức, làm lại, thời gian tìm kiếm), chi phí sẽ tự động giảm theo.

4 bước PDCA, thực tế sẽ xảy ra điều gì

Định nghĩa vấn đề chiếm một nửa công việc

Tiêu chuẩn là bốn yếu tố: Khi nào / Ở đâu / Điều gì / Bao nhiêu. Và trong mô tả vấn đề không được đưa vào giải pháp hay người gây ra vấn đề.

Mục tiêu cũng phải được viết bằng số và thời hạn. Không phải là "Cải thiện tỷ lệ lỗi" mà là "Từ 8,4% xuống dưới 3,0%, trước ngày 30 tháng 9".

Nếu bỏ qua bước Check thì đó không phải là PDCA

Bước Check là bước thường xuyên bị bỏ qua nhất tại hiện trường. Có rất nhiều tổ chức chỉ lặp lại PD-PD-PD. Lý do có ba điểm.

1. Sau khi thực hiện, công việc tiếp theo lập tức đến
2. Không xác định tiêu chí đo lường trong bước Plan → Sau đó không có gì để đo
3. Vô thức tránh vì sợ kết quả không tốt

Ba câu hỏi cần đặt ra trong bước Check là:

• Đã đạt được mục tiêu chưa? (Phải là chỉ số đo lường theo cùng một phương pháp)
• Có điều gì khác bị xấu đi không? (Ví dụ: Nếu giảm thời gian chu kỳ thì tỷ lệ lỗi có tăng không, có gây áp lực cho công đoạn trước không)
• Hiệu quả này thực sự do giải pháp gây ra không? (Trong thời gian đó lượng hàng có giảm không, lô nguyên vật liệu có thay đổi không, mùa vụ có thay đổi không)

Vì vậy, trong bước Plan phải ghi rõ ngày cụ thể.

Điều cần ghi trong bước Plan
──────────────────────────────────────
Chỉ số đo lường : Tỷ lệ lỗi hàn (%)
Phương pháp đo lường : Báo cáo kiểm tra hàng ngày, duy trì tiêu chuẩn X-ray như nhau
Khoảng so sánh : 4 tuần trước khi thực hiện giải pháp vs 4 tuần sau khi thực hiện giải pháp
Ngày Check : 30/9 (đăng ký trước trên lịch)
Tiêu chí phán định : Dưới 3,0% → Tiêu chuẩn hóa / Trên 3,0% → Phân tích nguyên nhân lại
Người phụ trách : HồngOO (thực hiện) / Kim Trưởng (phán định)
──────────────────────────────────────

> Nếu không ghi điều này thì bước Check sẽ kết thúc bằng câu "Gần đây có vẻ tốt hơn một chút". Đó là ấn tượng chứ không phải dữ liệu.

Act — Cải tiến không được tiêu chuẩn hóa sẽ biến mất

Khi hiệu quả đã được xác nhận, bạn phải thực hiện ba việc sau.

1. Sửa đổi văn bản quy trình công việc và tiêu chuẩn kiểm tra (ghi lại lịch sử sửa đổi và ngày sửa đổi)
2. Đào tạo — tất cả các ca làm việc, bao gồm cả lao động nước ngoài. Chủ yếu là hình ảnh
3. Triển khai ngang hàng — các máy khác, các đường truyền khác, các nhà máy khác cũng có cùng vấn đề

Nếu không có hiệu quả, đó cũng là một kết quả. Đừng che giấu thất bại mà ghi lại "giả thuyết nào đã sai" và quay lại phân tích nguyên nhân. Việc loại bỏ một giả thuyết sai cũng là một tiến bộ.

Báo cáo A3 — Lý do bắt buộc phải viết trên một trang

Toàn bộ nội dung cải tiến được ghi trên một trang giấy A3 (297 x 420mm). Việc giới hạn số lượng trang chính là mục đích. Nếu không thể ghi hết trên một trang, thì đa phần vấn đề vẫn còn mờ nhạt hoặc chưa xác định được nguyên nhân.

┌─────────────────────┬─────────────────────┐
│ 1. Bối cảnh / Tại sao bây giờ │ 5. Phương án giải quyết         │
│ 2. Phân tích hiện trạng (dữ liệu) │ 6. Kế hoạch thực hiện (ai·khi nào)│
│ 3. Mục tiêu (số liệu + thời hạn) │ 7. Xác nhận hiệu quả (so sánh trước sau)│
│ 4. Phân tích nguyên nhân         │ 8. Tiêu chuẩn hóa / Nhiệm vụ còn lại │
└─────────────────────┴─────────────────────┘
   Bên trái = Plan              Bên phải = Do · Check · Act

Cách viết

• Ưu tiên biểu đồ và hình ảnh hơn là câu văn. Hình ảnh trước và sau cải tiến phải được chụp ở cùng góc độ, cùng khoảng cách, cùng độ sáng. Nếu góc chụp khác nhau, ai cũng sẽ không tin.
• Số 3 (mục tiêu) và số 7 (xác nhận hiệu quả) phải sử dụng cùng chỉ số và cùng đơn vị. Nếu mục tiêu là tỷ lệ lỗi nhưng phần hiệu quả lại ghi "công việc trở nên dễ dàng hơn", thì báo cáo A3 đó sẽ bị từ chối.
• Nếu có ô trống, nghĩa là bước đó chưa hoàn thành. Đừng cố gắng điền đầy vào mà hãy để trống và nhờ người khác xem xét.

PDCA đầu tiên hãy bắt đầu nhỏ

Khi nhân viên mới cố gắng cải tiến toàn bộ đường truyền ngay từ đầu, họ chắc chắn sẽ gặp khó khăn. Hãy chọn những công việc đầu tiên dựa trên ba điều kiện sau:

• Trong phạm vi 2m gần nơi làm việc của bạn
• Có thể thấy kết quả trong vòng 2 tuần
• Chi phí gần như không đáng kể (vị trí dụng cụ, nhãn mác, thứ tự công việc)

Ví dụ như việc ghi rõ vị trí chính xác của cờ lê thường dùng, thống nhất hướng nhãn mác nguyên vật liệu, hoặc di chuyển đồng hồ kiểm tra đến nơi dễ tiếp cận. Khi hoàn thành một việc nhỏ như vậy, việc tiếp theo sẽ dễ dàng hơn rất nhiều.

Danh sách kiểm tra

• Mô tả vấn đề của mình đã bao gồm đầy đủ khi nào, ở đâu, điều gì, bao nhiêu
• Đã viết mục tiêu bằng số liệu và thời hạn
• Đã xác định ngày Check và tiêu chí phán định trong bước Plan
• Đã thực hiện giải pháp một lần một giải pháp để có thể phân biệt được hiệu quả
• Đã ghi trước tên văn bản tiêu chuẩn cần sửa đổi khi hiệu quả đã được xác nhận