Sử dụng thực tế Excel

Nếu không biết dùng Excel, một ngày sẽ mất hai giờ

Tại hiện trường, mỗi ngày sẽ sinh ra các loại giấy tờ như báo cáo sản xuất, phiếu kiểm tra chất lượng, bảng tồn kho nguyên vật liệu, và biểu mẫu kiểm tra thiết bị. Những con số này cuối cùng sẽ được ai đó chuyển sang Excel. Nếu người đó gõ tổng hợp bằng máy tính, hai giờ của một ngày sẽ biến mất, và một số trong đó chắc chắn sẽ sai.

Công nghiệp sản xuất ở vùng Đông Nam Bộ có cấu trúc liên kết từ nhà thầu chính – nhà thầu phụ cấp một – nhà thầu phụ cấp hai. Do đó, bảng chúng ta làm sẽ trực tiếp được đưa lên nhà thầu chính. Nếu tổng hợp sai một lần, toàn bộ dữ liệu của chúng ta sẽ phải được kiểm tra lại. Chỉ cần một lỗi gõ chữ cũng đủ làm mất đi sự tin cậy.

> Kỹ năng Excel không phải là biết được vài hàm, mà là không đếm lại cùng một con số hai lần.

Hàm không quan trọng bằng bảng — 1 hàng = 1 bản ghi

Lý do phần lớn công thức không chạy không phải là vì không biết hàm, mà là do bảng đã sai.

[Bảng xấu — nhìn đẹp mắt nhưng hàm không đọc được]

A B C D 1 ┌──────── 8월 3일 생산실적 ────────┐ ← Gộp ô để ghi tiêu đề 2 라인 품번 생산 불량 3 1라인 A-100 520 6 4 A-200 310 2 ← Ô "라인" bị gộp nên trống 5 2라인 B-100 480 11 6 합계 1310 19 ← Dòng tổng hợp nằm giữa dữ liệu

[Bảng tốt — 1 hàng = 1 bản ghi, không có ô trống]

A B C D E 1 일자 라인 품번 생산 불량 2 2026-08-03 1라인 A-100 520 6 3 2026-08-03 1라인 A-200 310 2 4 2026-08-03 2라인 B-100 480 11

Nguyên tắc có ba điều:

1. 1 hàng = 1 bản ghi — Mỗi hàng chỉ ghi một bản ghi. Ngay cả khi ngày giống nhau, hãy lặp lại.
2. 1 cột = 1 thuộc tính — Không ghi hai thông tin vào một ô như "1라인 A-100".
3. Không được ghi tiêu đề, tổng hợp, hàng trống trong bảng — Tổng hợp phải ghi ở ngoài bảng hoặc trên sheet khác.

> Ô gộp là kẻ thù số một của Excel tại hiện trường. Bảng có ô gộp sẽ không thể sắp xếp, lọc, hoặc pivot, và hàm VLOOKUP sẽ gặp ô trống do gộp và trả về #N/A. Nếu muốn nhìn đẹp, hãy dùng [Định dạng ô → Tùy chỉnh → Ngang: giữa vùng chọn] thay vì gộp ô. Ngoại hình giống nhau nhưng ô không bị gộp.

Tổng hợp, trung bình, số lượng — bắt đầu từ 4 hàm

=SUM(D2:D3000) Tổng các số =AVERAGE(D2:D3000) Trung bình (bỏ qua ô trống, bao gồm số 0) =COUNT(D2:D3000) Số ô chứa số =COUNTA(B2:B3000) Số ô không trống (bao gồm cả chữ)

Hàm AVERAGE bỏ qua ô trống. Nếu để "sản phẩm lỗi 0" trống, ngày đó sẽ bị loại khỏi tính toán, dẫn đến trung bình lỗi cao hơn thực tế. Nếu không có, hãy nhập 0 vào luôn.

Khi có điều kiện thì dùng COUNTIFS · SUMIFS

Tại hiện trường, hầu hết các bảng tổng hợp đều có điều kiện như "của 1라인", "của ngày 8월 3일", "của lỗi kích thước". Khi có điều kiện, việc dùng COUNTIFS·SUMIFS sẽ tiện hơn. Vì sau này có thể dễ dàng thêm điều kiện.

Dữ liệu (tên sheet: 실적) A B C D E 1 일자 라인 품번 생산 불량 2 2026-08-03 1라인 A-100 520 6 ... khoảng 3,000 hàng

[Số bản ghi của 1라인] =COUNTIFS(실적!B:B,"1라인")

[Tổng sản lượng của 1라인 ngày 8월 3일] =SUMIFS(실적!D:D, 실적!B:B,"1라인", 실적!A:A,DATE(2026,8,3))

[Số lượng bản ghi có lỗi vượt quá 5] =COUNTIFS(실적!E:E,">5")

[Ghi điều kiện vào ô và tham chiếu — cấm ghi cứng] =SUMIFS(실적!D:D, 실적!B:B,$H2, 실적!A:A,$G$1) │ └ Cột tổng hợp luôn đặt ở đầu └ Thêm điều kiện theo thứ tự cột và giá trị

[Khi dùng ký hiệu so sánh và ô, hãy nối bằng &] =COUNTIFS(실적!E:E, ">" & $H$1)

Nếu ghi điều kiện trực tiếp trong dấu ngoặc kép, mỗi khi thêm một hàng mới, bạn sẽ phải sửa lại toàn bộ công thức. Hãy hình thành thói quen ghi điều kiện vào ô và tham chiếu đến ô đó từ đầu.

VLOOKUP — lấy tên từ mã

Việc gắn tên sản phẩm và giá thành vào bảng thành tích chỉ có mã sản phẩm, hoặc gắn tên vào bảng chấm công chỉ có mã nhân viên. Đây là hàm được sử dụng nhiều nhất tại hiện trường.

Bảng mã sản phẩm (tên sheet: 마스터) A B C D 1 품번 품명 단가 고객사 2 A-100 브라켓L 1250 OO중공업 3 A-200 브라켓R 1280 OO중공업

[Tìm tên sản phẩm từ mã sản phẩm (C2) trên sheet 실적] =VLOOKUP($C2, 마스터!$A$2:$D$500, 2, FALSE) │ │ │ └ FALSE = khớp chính xác (bắt buộc) │ │ └ cột cần lấy (tính từ cột trái, thứ 2) │ └ phạm vi cần tìm — dùng tham chiếu tuyệt đối ($) để cố định └ giá trị cần tìm

[Nếu muốn lấy cả giá thành, chỉ cần đổi cột] =VLOOKUP($C2, 마스터!$A$2:$D$500, 3, FALSE)

VLOOKUP chỉ tìm được giá trị khi giá trị cần tìm nằm ở cột trái nhất của phạm vi. Không thể tìm ngược lại từ tên sản phẩm ra mã sản phẩm.

> Đừng dùng tên người làm khóa. Có thể có người cùng tên, và lao động nước ngoài có thể ghi là "응웬반남 / 응웬 반 남 / NGUYEN VAN NAM" theo cách khác nhau. Khóa phải là mã số như mã nhân viên hoặc mã sản phẩm.

XLOOKUP — nếu dùng phiên bản mới, đây sẽ tiện hơn

=XLOOKUP($C2, 마스터!$A:$A, 마스터!$B:$B, "미등록") │ │ │ └ Giá trị hiển thị khi không tìm thấy │ │ └ Cột cần lấy │ └ Cột cần tìm └ Giá trị cần tìm

• Không cần đếm cột
• Có thể tìm từ trái sang phải
• Mặc định khớp chính xác
• Có thể chỉ định giá trị khi không tìm thấy trực tiếp (không cần IFERROR)

Tuy nhiên Excel 2019 trở xuống không có XLOOKUP. Nếu máy tính tại hiện trường hoặc máy tính của đối tác dùng phiên bản cũ, sẽ hiển thị #NAME? ngay lập tức. Khi gửi file ra ngoài, hãy dùng VLOOKUP hoặc sau khi tính toán xong, dùng [Chèn giá trị] để chỉ giữ lại số.

IF và IFERROR

[Phán định tỷ lệ lỗi vượt quá 3%] =IF(E2/D2>0.03, "Quản lý bỏ sót", "Bình thường")

[Phân nhánh — theo thứ tự từ điều kiện lớn nhất] =IF(E2/D2>=0.05,"C", IF(E2/D2>=0.03,"B","A"))

[IFS — dễ đọc hơn phân nhánh (từ Excel 2019 trở lên)] =IFS(E2/D2>=0.05,"C", E2/D2>=0.03,"B", TRUE,"A")

[Chia cho 0, xử lý khi không tìm thấy] =IFERROR(E2/D2, 0) =IFERROR(VLOOKUP($C2, 마스터!$A$2:$D$500, 2, FALSE), "미등록")

> Không nên lạm dụng IFERROR. Việc này không giải quyết lỗi, mà chỉ làm cho lỗi không hiển thị. Thực tế đã từng xảy ra sự cố khi 30 mã sản phẩm không được đăng ký bị chuyển thành ô trống và hoàn toàn bị loại khỏi tổng hợp. Thay vào đó, hãy dùng chữ dễ nhận biết như "미등록" thay vì 0 hoặc ô trống.

TEXT — chuyển số thành dạng chữ mong muốn

=TEXT(A2,"yyyy-mm-dd") 2026-08-03 =TEXT(A2,"yyyy-mm") 2026-08 ← Dùng làm khóa cho tổng hợp theo tháng =TEXT(A2,"aaa") Thứ tư ← Ngày trong tuần =TEXT(E2/D2,"0.00%") 1.15% =TEXT(B2,"0000") 0042 ← Duy trì số 0 ở đầu cho mã nhân viên hoặc mã lô

[Chuỗi tiêu đề] ="8월 3일 1라인 불량률 " & TEXT(E2/D2,"0.00%")

Kết quả của TEXT là chữ, không phải số. Giá trị được tạo bởi TEXT không thể tính tổng. Chỉ nên dùng để hiển thị, tính toán vẫn phải dùng số gốc.

Lỗi thường gặp của nhân viên mới trong tháng đầu tiên

Những điều cần kiểm tra hôm nay

• Đã kiểm tra xem có ô gộp trong bảng mình đang dùng chưa
• Hàng tổng hợp không nằm giữa dữ liệu
• Điều kiện của SUMIFS·COUNTIFS đã dùng tham chiếu ô
• Trong VLOOKUP, đã ghi FALSE ở tham số cuối
• Đã cố định phạm vi tra cứu bằng $
• Đã nhập 0 thay vì để trống